Кандидаты на работу с сильными административными навыками пользуются большим спросом практически во всех отраслях.
Люди с такими навыками помогают поддерживать бесперебойную работу офиса, поддерживая усилия как своих руководителей, так и заинтересованных сторон. Без них компания может быстро превратиться в хаос, мешающий производительности и приводящий к недовольству сотрудников. Люди, занимающие административные должности, должны уметь одновременно справляться с множеством движущихся частей и сложных ситуаций.
Если вы хотите открыть себе дорогу к повышению и продвижению по службе, целесообразно развить в себе незаурядные административные навыки.
Что такое административные навыки?
Административные навыки – это навыки, связанные с ведением бизнеса или организацией работы офиса. Они необходимы для самых разных профессий, начиная от ассистентов, секретарей и заканчивая офис-менеджерами.
Работники практически всех отраслей и компаний нуждаются в сильных административных навыках. Эти навыки хорошо передаваемы, то есть те же способности, которые используются в компании, специализирующейся на недвижимости, будут уместны и необходимы и в технологической компании.
Люди с административными навыками обеспечивают поддержку, которая позволяет компаниям добиваться успеха в выполнении своей основной задачи, будь то обслуживание клиентов или продажа виджетов. Для административной работы важны технические навыки, например, умение пользоваться такими программами, как Microsoft Office. Но не менее важны и «мягкие» навыки, такие как коммуникабельность и организаторские способности.
Виды административных навыков
Посмотрите на следующий список важных административных навыков, которые большинство работодателей ищут в кандидатах. Он также включает в себя подсписки соответствующих административных навыков.
Развивайте эти навыки и подчеркивайте их в заявлениях о приеме на работу, резюме, сопроводительных письмах и на собеседованиях. Демонстрация того, что вы обладаете конкретными навыками, которые ищет компания, поможет вам получить работу и продвижение по службе.
Коммуникация
Вербальная коммуникация
Коммуникация – важнейший навык администратора. Административным работникам часто приходится общаться с работодателями, сотрудниками и клиентами как лично, так и по телефону. Важно, чтобы они говорили четко и громко, поддерживая позитивный тон.
Слушание
Быть хорошим коммуникатором также означает быть хорошим слушателем. Вы должны внимательно слушать вопросы и проблемы менеджеров, других сотрудников и клиентов.
Письменная коммуникация
Навыки письменной коммуникации также чрезвычайно важны. Большинство административных должностей предполагают много письменной работы. Административных работников часто просят писать различные документы, включая служебные записки для своих работодателей, копии для веб-сайта компании или электронные сообщения для сотрудников или клиентов. Они должны уметь писать ясно, точно и профессионально.
Другие коммуникативные задачи и навыки включают следующее:
- Ответы на телефонные звонки
- Деловая переписка
- Обзвон клиентов
- Работа с клиентами
- Общение
- Корреспонденция
- Обслуживание клиентов
- Направление клиентов
- Редактирование
- Электронная почта
- Регистрация
- Приветствие клиентов
- Приветствие сотрудников
- Приветствие посетителей
- Навыки межличностного общения
- Слушание
- Вербальная коммуникация
- Презентация
- Связи с общественностью
- Публичное выступление
- Стенография
- Работа в команде
- Написание
- Письменная коммуникация
Технологии
Административным работникам приходится работать с различными технологическими инструментами, начиная от пакета Microsoft Office и заканчивая WordPress и программами онлайн-планирования. Им также приходится использовать и часто обслуживать офисное оборудование, такое как факсы, сканеры и принтеры.
Вот список других технических знаний и навыков, необходимых для административных работников:
- Навыки работы с компьютером
- Управление документами
- Отправка факсов
- Интернет
- Ведение офисной документации
- Microsoft Office
- Офисное оборудование
- Заказ офисных принадлежностей
- Обработка заказов
- Outlook
- Ведение записей
- Исследования
- Управление офисными машинами
- Программное обеспечение
- Электронные таблицы
- Учет рабочего времени и выставление счетов
- Транскрипция
- Набор текста
- Набор текста под диктовку
- Подготовка к видеоконференциям
- Голосовая почта
- Обработка текста
Организация
Административная работа любого рода требует сильных организационных навыков для выполнения множества задач. Административный персонал должен вести различные календари, планировать встречи и обеспечивать эффективную работу офиса.
Вот организационные навыки, необходимые для административной работы:
- Точность
- Назначение встреч
- Внимание к деталям
- Выставление счетов
- Бухгалтерский учет
- Календарь и ведение документации
- Канцелярские услуги
- Эффективность
- Ведение документации
- Инвентаризация
- Знание законодательства
- Многозадачность
- Офисное администрирование
- Управление офисом
- Сортировка и доставка почты
- Тайм-менеджмент
- Организация поездок
Планирование
Еще один важный административный навык – умение заранее планировать и составлять расписание. Это может означать ведение записей на прием к врачу, составление плана на случай болезни сотрудников или разработку системы офисных процедур. Администратор должен уметь планировать заранее и готовиться к любым потенциальным проблемам офиса.
Вот другие навыки планирования, необходимые для административной работы:
- Аналитические навыки
- Коммуникабельность
- Оценка
- Координация мероприятий
- Постановка целей
- Осуществление действий
- Назначение встреч
- Планирование встреч
- Мониторинг действий
- Организованность
- Прогнозирование
- Определение приоритетов
Решение проблем
Навыки решения проблем и критического мышления важны для любой административной должности. Администраторы часто являются теми людьми, к которым сотрудники и клиенты обращаются за помощью в решении вопросов или проблем. Они должны уметь выслушивать различные проблемы и решать их, используя критическое мышление.
Вот необходимые навыки решения проблем и критического мышления:
- Ассертивность
- Взаимодействие с клиентами
- Сотрудничество
- Критическое мышление
- Принятие решений
- Отношения с сотрудниками
- Ориентированность на цели
- Реализация
- Решение проблем
- Посредничество
- Координация работы офиса
- Исследование
- Наблюдение
- Работа в команде
- Обучение
- Исправление проблем
Другие административные навыки
Здесь представлены дополнительные административные навыки для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований. Необходимые навыки зависят от должности, на которую вы претендуете.
- Динамичность
- Работа с оборудованием
- Гибкость
- Сосредоточенность
- Организационные навыки
- Настойчивость
- Расположение к себе
- Профессионализм
- Находчивость
- Самомотивация
- Стратегическое планирование
- Проявление инициативы
- Письменная коммуникация
Как выделить свои навыки
Добавьте в свое резюме уместные навыки: Включите в резюме термины, наиболее тесно связанные с данной вакансией, особенно в описание вашей трудовой биографии.
Выделяйте свои навыки в сопроводительном письме: Включите свои административные навыки в сопроводительное письмо. Укажите один или два навыка и приведите конкретные примеры, когда вы демонстрировали эти качества на работе.
Используйте слова о навыках во время собеседования: Вы также можете использовать эти слова во время собеседования. Будьте готовы привести примеры того, как вы использовали каждый из этих навыков, отвечая на вопросы административного интервью.
Александр Тихомиров
Предприниматель, бизнес-тренер, специалист по обучению персонала по следующим темам: менеджмент, улучшение клиентского опыта, личная эффективность, работа с возражениями.