Логистика, являясь такой ключевой функцией повседневной деятельности многих предприятий, все еще заметно медленно меняется. В то время как розничная и электронная торговля сталкиваются с перебоями после разделения и продолжают оставаться лидерами, 50 процентов грузовиков на обратном пути едут пустыми, а склады либо переполнены, либо простаивают.
Цифровизация позволит складским и транспортным операциям повысить качество обслуживания клиентов, повысить ценность для партнеров и, следовательно, создать эффективную экосистему поставщиков цепочки поставок: производителей, перевозчиков, экспедиторов и т. д.
Цифровизация часто сводится к двум подходам: автоматизация и использование данных. В этой статье мы описываем, как системы управления логистикой (или LMS) могут принести пользу за счет автоматизации процессов и использования данных для принятия обоснованных решений. Кроме того, вы узнаете, как интегрироваться с компаниями 3PL, если вы отдаете логистические операции на аутсорсинг.
Что такое система управления логистикой?
Обычно логистика работает в двух направлениях – вперед и назад.
Когда мы говорим о логистике, мы обычно имеем в виду направление вперед, которое включает в себя такие операции, как получение и обработка заказа, проверка и подготовка инвентаря, подбор и упаковка товара, его отправка и выбор маршрута транспортировки, по которому товар будет доставлен клиенту максимально быстро и качественно.
Обратное направление означает любые операции по управлению неправильными или поврежденными грузами, ремонту предметов, а также повторному использованию или переработке.
В цифровом мире для управления этими процессами в обоих направлениях компании используют системы управления логистикой – комбинацию программных инструментов, которые оптимизируют все процессы, от создания заказа до его доставки к двери клиента. Внедрение и интеграцию LMS в вашей организации можно осуществить по-разному:
- Самостоятельное создание, покупка и управление программным обеспечением LMS;
- Аутсорсинг – привлечение сторонней логистической компании (3PL), которая будет выполнять любые логистические операции за вас: «Использование 3PL дает вам быстрый период внедрения без необходимости обучения ваших сотрудников новым процессам, устройствам и программному обеспечению».
Основные модули системы управления логистикой
Вот основные модули системы управления логистикой.
Управление заказами
Прием и обработка онлайн-заказа обычно включает в себя операции по созданию и редактированию инвентаря, управлению обслуживанием клиентов, приему платежей, проверке мошенничества и обработке документации между производителями, поставщиками, складскими и транспортными компаниями.
Чтобы эффективно управлять заказами и избежать ошибок двойной обработки, заказы, запасы, данные о поставщиках и клиентах должны быть синхронизированы в одной системе. Программное обеспечение для управления заказами (OMS) принимает заказы из всех ваших каналов продаж и отслеживает их с момента их размещения до тех пор, пока клиент не подтвердит доставку. Это ваш основной центр связи, где отображается вся информация о заказе: маршруты, местоположение, инвентарь, подключение к складу, а также интеграция с бухгалтерским учетом для создания счетов-фактур и приема платежей и т. д.
Интегрированная OMS подключается к вашей CRM и базе данных инвентаризации, чтобы дополнить воронку продаж и предоставить информацию для бухгалтерских и маркетинговых отделов. Дополнительные функции включают подключение к популярным торговым площадкам, инвентарь поставщиков и мультивалютные варианты.
Управление запасами
Управление запасами является важной частью цепочки поставок, ответственной за контроль и документирование количества продукции для продажи. Получение, хранение и отслеживание запасов при одновременном реагировании на их быстрые и постоянные изменения требует высокоточного управления информацией о продукте. Таким образом, автоматизация от классических электронных таблиц до систем управления запасами (IMS) обеспечивает необходимую ясность, централизируя все данные в одном месте с помощью системы управления запасами.
IMS отслеживает и сообщает о любых изменениях запасов. Она поддерживает баланс при пополнении запасов, избегая дефицита и избытка запасов. Система отслеживает низкий уровень запасов и устанавливает автоматический повторный заказ для каждого продукта. Между тем, это снижает риск избыточного заказа за счет оценки спроса на продукцию.
Управление складом
Управление складом – это набор процессов по обслуживанию, контролю и автоматизации складских операций. Это включает в себя получение товара, его перемещение, управление персоналом склада с использованием ключевых показателей эффективности, поддержание безопасных условий труда, а также использование программного и аппаратного обеспечения для поиска и отслеживания товара.
Система управления складом (WMS) состоит из инструментов, которые оптимизируют рабочий процесс управления товарами от прибытия на склад, хранения и отслеживания на месте до управления заказами и дальнейшей отправки. Программное обеспечение для управления складом может стать огромным прорывом в выполнении заказов и отслеживании запасов. В случае 3PL-компаний они также предоставляют огромные площади для хранения товаров организации.
Обычно WMS отвечает за следующие операции.
- Проектирование складов. Предоставляя управляемую трехмерную карту складского здания, эта функция позволяет максимально увеличить пространство для хранения, управлять размещением запасов и улучшить поток товаров и рабочей силы за счет определения приоритетности областей очереди отгрузки, требующих дополнительного внимания.
- Сбор. Синхронизированное со сканирующим устройством программное обеспечение помогает точно определять товары по всему складскому помещению. Отслеживая штрих-коды, присвоенные товарам, WMS направляет сборщиков заказов на необходимые товары по оптимизированному маршруту комплектации. Чтобы убедиться, что выбрана правильная партия, сборщики дважды проверяют ее: при сканировании прикрепленного штрих-кода система проверяет его. С точки зрения скорости функция пакетного комплектования может реально сэкономить время, поскольку позволяет комплектовать множество заказов за один проход.
- Упаковка. Заказы могут иметь особые требования к упаковке, чтобы гарантировать безопасную доставку или облегчить распаковку. WMS помогает убедиться, что упаковка выполняется в правильном порядке и с максимальной эффективностью в соответствии с правилами, установленными бизнесом.
- Организация труда. Контроль над человеческой стороной складских операций предполагает использование системы управления персоналом, интегрированной в WMS. Во-первых, система назначает задачи отдельным складским рабочим, используя возможности планирования и составления расписания. Это позволяет отслеживать производительность, выявлять неэффективные смены или работников. Среда истории задач показывает всю историю действий сотрудников, которую можно использовать для анализа пиковой нагрузки, оптимизации рабочего процесса и поиска решений, где возникают препятствия. В конечном итоге это повысит производительность и эффективность при одновременном снижении затрат на рабочую силу.
Стратегическое транспортное планирование
После того, как заказ собран и упакован, последнее, что остается перед тем, как он покинет склад, – это оптимизация отгрузки, а именно:
- Выбор способа доставки. LMS выбирает из множества вариантов транспортной логистики тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Способы доставки варьируются от сухих фургонов для продуктов, которые не нуждаются в охлаждении, до рефрижераторов для грузов, чувствительных к температуре; от грузовых перевозок (LTL) для эффективной перевозки небольших грузов до тяжеловесных перевозок негабаритных грузов и насыпных перевозок больших объемов сырья и т. д.
- Подключение к сети оператора связи. LMS связывает грузоотправителей с перевозчиками, обеспечивая видимость для всех заинтересованных лиц, чтобы найти лучший вариант доставки. Чтобы выбрать самого дешевого перевозчика, существуют инструменты поиска транспортных средств. Эти инструменты помогают настраивать запрос предложений клиента, отвечать на запросы, принимать предложения и оценивать ставки.
В случае 3PL они обычно не имеют собственных активов, а скорее сопоставляют требования поставщиков к доставке с квалифицированными поставщиками автопарка.
3PL имеют обширную базу данных как компаний, так и частных лиц, предлагающих услуги доставки. Поскольку они не ограничены собственными активами, они могут предложить более высокую вероятность выполнения работы. 3PL является универсальным магазином, который снимает с вас логистическую нагрузку.
- Определение таможенных сборов и документации для выполнения по всему миру. Несмотря на то, что международные перевозки связаны с большим объемом документации и постоянно меняющимися правилами экспортного контроля, LMS может значительно упростить эту задачу. Поддерживая несколько языков и валют, система рассчитывает налог на добавленную стоимость, международные сборы и транспортные расходы. Кроме того, LMS управляет необходимыми транспортными документами, обеспечивая соблюдение нормативных программ как внутри страны, так и за границей.
Управление транспортом
Основным программным пакетом, предназначенным для удовлетворения потребностей в грузовых перевозках и управления всеми деталями отгрузки, является программное обеспечение для управления транспортировкой (TMS). Внедряя решения TMS, компании ищут следующие возможности:
- Управление доставкой и планирование. TMS позволяет клиентам планировать свои поставки через свою персональную онлайн-учетную запись TMS. Оценка доставки основана на таких критических параметрах, как плотность населения, тип и вместимость транспортного средства, прогнозная аналитика трафика и т. д. TMS обеспечивает своевременную доставку за счет автоматического отслеживания активов и своевременного оповещения как отправителей, так и потребителей, если отгрузка отстает от графика.
- Кросс-докинг. Эта функция определяет тип доставки, который устраняет необходимость хранить продукты на складе, поскольку они отправляются напрямую от производителя к покупателю. Это может сократить время доставки при экономии рабочей силы и складских площадей. Однако кросс-докинг рискует потерять контроль над запасами. Таким образом, эффективная обработка кросс-докинга требует надежных процессов управления запасами.
- Логистика «последней мили». Заключительный этап процесса доставки – от распределительного центра/объекта до конечного пользователя – может варьироваться от нескольких кварталов до 100 или 200 км. Для доставки заказов потребителям в логистике последней мили привлекаются перевозчики посылок или небольших пакетов.
Предоставляя услуги мгновенной доставки в тот же день, логистика «последней мили» увеличивает скорость доставки заказов, и считается ключевым фактором дифференциации в отрасли. Например, Amazon использует логистику как инструмент повышения скорости. Чтобы сделать акцент на скорости, они прибегают к внутренней логистике. Назовите это обратным аутсорсингом. Это вызов для 3PL и возможность – пересмотреть их роль, положение в непрерывной цепочке поставок.
- Отслеживание заказа. Чтобы получить полную информацию о перемещении продукции, клиентам предоставляется доступ к онлайн-порталу, который отслеживает отгрузку в пути, предупреждая о любых исключениях по транзиту или непредвиденных задержках.
Обычно отслеживание местоположения включает последующие отчеты в базе данных о местоположении транспортных средств в реальном времени. Другой метод отслеживания посылок – сообщить о прибытии или отправлении объекта и записать идентификацию объекта, место наблюдения, время и статус.
Не только поставщикам, но и, конечно же, клиентам необходимо следить за ходом доставки. Имея идентификатор заказа, они могут отслеживать продвижение товара в соответствующем приложении.
- Транспортный учет. TMS информирует клиентов об их транспортных расходах, поскольку собирает все связанные с отправкой документы в одном месте. Система упрощает учет за счет распределения затрат, присвоения кодов выставления счетов для отчетности и бюджетных целей, а также создания и оплаты счетов за перевозку и т. д.
Обратная логистика
Управление возвратом от потребителя обратно производителю – сложный с точки зрения логистики процесс. Таким образом, стоит применить систему обратной логистики (RLS), которая поможет упростить процессы ремонта, возврата и перераспределения товаров.
Услуги по логистике возврата включают:
- Информационное отслеживание. При возврате необходимо отслеживать информацию о местонахождении товара и причине возврата. RLS может помочь в управлении этой информацией, чтобы вы знали, какие товары были возвращены, какова причина возврата и был ли товар отправлен обратно клиенту.
- Статус возврата. Предоставив клиентам возможность видеть их возвраты, вы повысите их удовлетворенность. Хороший способ сделать это – предоставить мгновенную обратную связь о действиях по возврату их заказа на портале возврата или с помощью уведомлений по электронной почте/SMS.
- Отслеживание гарантии качества. Когда возникают проблемы с качеством и товары необходимо поместить в карантин, отозвать или отремонтировать, система уведомит соответствующих людей, чтобы они могли решить эту проблему.
Логистическая аналитика
Используя аналитику и большие данные, программное обеспечение может анализировать историю доставки и улучшать операции клиентов, что минимизирует логистические затраты и сокращает время доставки отправлений. Применяя Business Intelligence, программное обеспечение может разрабатывать показатели производительности и KPI, а также создавать компьютерные модели для прогнозирования проблем в цепочке поставок.
Поскольку LMS собирает огромное количество данных, им следует найти хорошее применение. Возможности составления отчетов программного обеспечения для логистической аналитики (LAS) способствуют лучшей наглядности и контролю над будущими логистическими результатами.
Среди важных отчетов, выполняемых LAS:
- Начисление фрахта отслеживает расходы, связанные с доставкой ваших товаров покупателю. Это позволяет рассчитать истинную чистую прибыль компании в любой момент времени.
- Отчеты о перевозчиках позволяют выявлять перевозчиков с наименьшими затратами, отслеживать их эффективность, например, своевременность получения и доставки, а также соответствие маршрутов.
- Отчеты KPI позволяют мгновенно получить представление об общей производительности компании с упором на особо значимые показатели.
Как интегрировать решения для управления логистикой
Как мы упоминали ранее, вы можете оцифровать логистические функции двумя способами: используя LMS независимо и интегрировав ее с 3PL. Эти методы требуют разных подходов к интеграции.
Интеграция LMS
Использование любого модуля из семейства систем управления логистикой требует некоторой базовой связи с системой планирования ресурсов предприятия (ERP) компании.
ERP объединяет процессы, необходимые для ведения бизнеса: инвентаризация, выполнение заказов, бухгалтерский учет, человеческие ресурсы, управление отношениями с клиентами и поставщиками и т. д. Она имеет общую базу данных, позволяющую синхронизировать отчетность и автоматизировать различные функции бэк-офиса, поэтому плавная интеграция позволит оптимизировать любые функции управления складом и транспортировкой.
Вы можете выбрать одну из следующих возможностей использования LMS внутри компании:
- Использование LMS от вашего ERP-провайдера. Проверьте, есть ли у вашего поставщика ERP программные функции для логистики. Такие провайдеры, как SAP, имеют обширную экосистему API, расширений и открытых интеграций для беспрепятственного расширения вашей ERP.
- Использование IT-ресурсов. В большинстве случаев вам придется использовать системы от разных поставщиков – это означает, что интеграция должна быть жестко запрограммирована. В этом случае убедитесь, что ваш IT персонал может взять на себя нагрузку или передать интеграцию внешним ресурсам.
- Создание собственной LMS. Если у вас есть время, бюджет и вариант использования для проектирования и разработки собственного программного обеспечения для логистики, создайте собственную LMS и встройте ее в свою ERP.
Интеграция с 3PL
Сторонние логистические компании используются, когда бизнес хочет передать на аутсорсинг все или некоторые из своих функций распределения и выполнения. Чтобы они имели доступ и возможность управлять вашим инвентарем и изменять его, вы должны позаботиться о технологии обмена данными и обеспечить возможность подключения.
Перед интеграцией каждый раз, когда клиенту требовалась какая-либо информация, он обращался к менеджеру по бухгалтерскому учету, который обращался к другим людям, пока не находил ответ, и после этого возвращался с ответом. Теперь интегрированные системы позволяют напрямую взаимодействовать с клиентами – им видна вся информация о доставке на протяжении всего жизненного цикла товара. В рамках ERP 3PL можно настроить как еще один завод, подключенный к вашей местной торговой организации. Это позволяет вам видеть и контролировать свои запасы в 3PL.
Итак, как подойти к интеграции 3PL? Чтобы ответить на этот вопрос, мы проконсультировались с Винодом Нитьянандамом, менеджером по интеграции в XPO Logistics – одном из крупнейших поставщиков транспортных и логистических услуг.
Основываясь на мнении эксперта, мы выделяем три способа интеграции.
Интеграция посредством электронного обмена данными (EDI)
EDI – это форма структурированного обмена документами между деловыми партнерами. Форматы документов EDI, называемые стандартами EDI, определяют, какая информация и куда попадает в документе EDI.
Методы обмена данными EDI – как данные из одной системы передаются в другую – являются ключевым аспектом интеграции. Среди наиболее распространенных способов связи:
- Point-to-Point EDI – индивидуальные соединения
- EDI Network – дополнительные услуги
- Протоколы интернет-связи – FTP/VPN, SFTP, FTPS, AS2
- Web EDI – через стандартный интернет-браузер
- EDI Outsourcing – привлечение внешнего специалиста для управления средой EDI
EDI является лучшим методом на данный момент в связи с его простотой и доступностью – большинство производителей имеют возможность электронного обмена данными, поэтому есть лучшая окупаемость инвестиций.
Интеграция через интерфейс прикладного программирования (API)
Интеграция на основе API соединяет две системы путем интерпретации и перевода данных между двумя системами через их API. FedEx Supply Chain, крупный поставщик 3PL в США и Канаде, выбирает API для совместимости с системами электронной коммерции. Они открыты для предложений по интеграции и позволяют клиентам разрабатывать собственные API-интерфейсы для подключения к их системе.
API имеет ряд преимуществ перед EDI. Однако, поскольку API менее распространен, для завершения интеграции обычно требуется больше времени – в большинстве случаев API требует специальной разработки, поэтому всегда есть некоторые доработки.
API обычно требуют некоторой настройки. Между тем, API-интерфейсы также необходимы, например, для обеспечения того, чтобы данные инвентаризации были одинаковыми, будь то на веб-сайте клиента, основанном на Shopify, на складе, где хранятся товары, или в автофургоне по пути к дому клиента для доставки. В Red Stag они подключают свою WMS к серверной части различных онлайн-каналов через API, обеспечивая многоканальное присутствие (Amazon, веб-сайт клиента, социальные сети и т. д.).
Интеграция через файлы в формате, отличном от EDI
В отличие от прямого соединения, файловая интеграция позволяет передавать данные между различными базами данных или операционными системами в файле (XML, JSON, flat file, CSV и т. д.).
В некоторых случаях для бизнеса наиболее целесообразна файловая интеграция. Например, устаревшее программное обеспечение часто не имеет доступных API для интеграции. Грузоотправитель и 3PL могут работать вместе, но [это не будет] настоящей интеграцией. Поскольку для этого потребовалось бы вывести отношения за рамки покупателя и продавца и привнести 3PL в компанию – это можно назвать «отношениями на расстоянии вытянутой руки».
Технологические движущие силы изменений
В отчете Всемирного экономического форума о цифровой трансформации в логистике за 2016 год предлагается несколько технологических инициатив, которые позволят отрасли развиваться и идти в ногу с миром.
Краткосрочные и наименее сложные инициативы включают краудсорсинговые маршруты и использование принадлежащих клиентам транспортных средств, включение общего транспорта и складов, а также использование аналитики как услуги.
Среднесрочные идеи на следующие 2–5 лет охватывают экономику замкнутого цикла, городскую логистику и расширение трансграничных операций с помощью технологий.
И, наконец, самые горячие темы в логистике сегодня относятся к категории долгосрочных: доставка дронами, автономные грузовики и 3D-печать.
Поскольку мы склонны сосредотачиваться на далеко идущих технологиях, которые еще не вошли в отрасль (Amazon тестирует свою службу доставки дронов с 2013 года), имеет смысл обратиться к решениям для цифровых цепочек поставок, которые у нас есть в настоящее время – умные системы автоматизируют каждый склад, транспортное средство и офис, таким образом продвигая все сектора, составляющие цепочку поставок.
Александр Тихомиров
Предприниматель, бизнес-тренер, специалист по обучению персонала по следующим темам: менеджмент, улучшение клиентского опыта, личная эффективность, работа с возражениями.